Für ein erfolgreiches Event mit perfektem Guestmanagement spielen einige Faktoren eine wichtige Rolle: Die Location, das Design und auch die Infrastruktur. Die wichtigste aller Rollen spielen allerdings die Teilnehmer. Denn erst mit den Teilnehmern kann ein Event überhaupt stattfinden. Daher ist es sehr wichtig, dass die Veranstalter alles daransetzten, um eine Neugier auf das Event bei den potentiellen Teilnehmern zu wecken. Selbst, wenn es sich um eine Mitarbeiterveranstaltung handelt, für die eine Anwesenheitspflicht gilt, sollte das Werben um die Besucher nicht vernachlässigt werden. So wird eine solide Basis für ein erfolgreich verlaufendes Event geschaffen.

Damit die Zielgruppe auch tatsächlich zum Zeitpunkt, an dem die Veranstaltung oder das Event stattfindet, verfügbar ist, muss die Grundlage des richtigen Zeitrahmens beachtet werden. Dieser Zeitrahmen wird sowohl von externen als auch internen Faktoren bestimmt. Die internen Faktoren bestehen in:

• Inventur
• Produktion
• Projekte
• Schulungen
• Veranstaltungen / Messen

Die externen Faktoren, welche das Zeitmanagement beeinflussen, sind beispielsweise:

• außergewöhnliche Ereignisse
• Ferienzeiten
• Feiertage

Die erfolgreiche Einladung der Teilnehmer

Die Teilnehmerakquise sollte stets in einer entsprechenden Relation zu der folgenden Veranstaltung stehen. Dies gilt nicht nur bezüglich der Quantität, sondern auch der Qualität. Wenn nur ein geringes Budget vorhanden ist, kann dieses durch das Nutzen von unkonventionellen Kommunikationsmitteln oft wieder ausgeglichen werden.

Handelt es sich um öffentliche Events, die sowohl ein eventuelles Sponsoring als auch Eintrittsgelder generieren müssen, ist es essentiell darüber hinaus auch auf eine strategische Kommunikation zu setzen. Hierfür bestehen die klassischen Werbematerialien in persönlichen Einladungen im Print- oder Onlinebereich, oder in offiziellen Einladungen an die jeweilige Zielgruppe. Klassische Werbeträger, wie Videospots, Radio, TV, Plakate und Anzeigen gehören ebenfalls dazu.

Wichtig ist, dass das Teilnehmereinladungen möglichst frühzeitig ausgesprochen werden. Der Terminplan der potentiellen Gäste ist höchstwahrscheinlich ohnehin zu voll und besonders für Termine in der nahen Zukunft schon sehr gut gefüllt. Werden die Teilnehmer bereits frühzeitig auf das Event hingewiesen, werden auch die Chancen vergrößert, dass die Veranstaltung viral verbreitet wird und so noch mehr potentielle Interessenten auf die Veranstaltung aufmerksam werden. Verstärkt wird dieser Effekt zusätzlich, weil mit jedem neuen Kampagnenschritt die Spannung noch einmal verstärkt wird. Hierfür eignet es sich, unkonventionelle Konzepte, ungewöhnliche Medien oder außergewöhnliches Material zu nutzen.

Die perfekte Einladung der Teilnehmer in sechs Stufen

– Veranstaltungstermin kommunizieren, entweder via E-Mail, Anzeige, Telefon, Ton, Bild oder Video.
– Die Informationen gut aufbereiten – hilfreich sind hier Key-Visuals oder Mottos, die durch ein tolles Programm und weitere Informationen bezüglich Dauer und Zeitpunkt unterstützt werden. Ebenfalls sollte eine unkomplizierte Möglichkeit zur Antwort gegeben werden.
– Reminder versenden – die Menschen sind nun einmal vergesslich. Diese Vergesslichkeit kann durch einen Reminder außer Kraft gesetzt werden.
– Service bieten – den Teilnehmern sollte es so einfach wie möglich gemacht werden, die Bestätigung ihrer Teilnahme, inklusive der Option auf eine Begleitung, mitzuteilen.
– Auf Details achten – Tipps und Informationen zur Anfahrt, Caterina, Parkmöglichkeiten und der Kleiderordnung müssen natürlich nicht zwingend zur Verfügung gestellt werden, allerdings wirken diese sehr professionell und zuvorkommend. Sollte noch ausreichend Budget verfügbar sein, sollten auch weiterreichende Informationen zur Flug- oder Anreisemöglichkeit, Restaurant- und Hotelvorschlägen und weitere Insider-Tipps vermittelt werden.

Alle diese Punkte sind wichtige Faktoren, um ein erfolgreiches Teilnehmermanagement zu gewährleisten. Natürlich ist dies erst der erste Teil eines erfolgreichen Teilnehmermanagement. Denn dieser Prozess endet natürlich nicht bei Beginn der Veranstaltung, sondern schließt ebenfalls das Event selbst, als auch eine entsprechende Nachbereitung mit ein.